Content management is het proces van het verzamelen/creëren, het beheren en het publiceren van content (= inhoud). Een content management systeem (CMS) automatiseert dit proces.
In een content management systeem zijn content, vormgeving en structuur van elkaar gescheiden. De vormgeving is voor een groot deel vastgelegd in templates (= sjablonen). Een CMS zorgt ervoor dat content automatisch in de juiste vormgeving en op de juiste locatie in de structuur wordt gepubliceerd.
Kennis van HTML of andere opmaakcodes of scriptingtalen is daarbij niet noodzakelijk. Met behulp van de editor (= tekstverwerker) van een CMS kunnen teksten rechtstreeks worden aangeleverd.
Actualiteit
De actualiteit van een website of een intranet wordt door het gebruik van een content management systeem (CMS) verhoogd doordat iedere daartoe geautoriseerde medewerker eenvoudig en snel een bijdrage kan plaatsen. Er hoeft niet meer gewacht te worden op de beschikbaarheid van een medewerker met kennis van HTML-opmaakcodes.
Consistentie
Het gebruik van een CMS zorgt ervoor dat een website consistenter wordt. Dit komt doordat de structuur en de vormgeving van de website grotendeels vastliggen. Medewerkers kunnen niet zomaar de vormgeving aanpassen.
Personalisatie
Met behulp van een content management systeem kan een website eenvoudig worden gepersonaliseerd. Een bezoeker geeft voorkeuren aan op de site en vervolgens worden voortaan alleen de voor die bezoeker interessante zaken getoond.
Kostenbesparing
De aanschaf van een content management systeem zorgt voor een tijds- en kostenbesparing doordat er geen aparte medewerkers hoeven te worden aangesteld voor het beheer van de website of het intranet. Het content management systeem neemt hun taken als het ware over.